Question 1

Le nouveau Welcome by Pénélope !

Accepted Answer

Welcome by Pénélope fait peau neuve !

Le 22 mars 2021, une toute nouvelle version de votre application Web sera mise en ligne ! Vous allez retrouver toutes vos fonctionnalités dans une interface améliorée et prête à en recevoir de nouvelles.

Pourquoi cette nouvelle version ?

Nous cherchons toujours à améliorer notre service et proposer de nouvelles fonctionnalités utiles pour le métier de l'accueil. Pour y parvenir, il nous fallait revoir l'ergonomie et l'organisation des fonctionnalités dans votre application.

Nous en avons profité pour prendre en compte vos retours et certains points d'ergonomie qui pouvaient poser problème ou amener à des incompréhensions.

A quoi ça ressemble maintenant ?

Voici votre nouvelle page d'accueil. Nous avons ajouté des accès rapides aux fonctionnalités et au support.

Comment se servir de cette nouvelle interface ?

Nous avons mis à jour la documentation. Vous pouvez regarder dès aujourd'hui comment gérer les rendez-vous et visiteurs ainsi que les plis et colis. Voici les liens utiles :

Comment programmer un rendez-vous (personnel d'accueil) ?
Comment enregistrer l'arrivée d'un visiteur programmé ?
[Comment enregistrer l'arrivée d'un visiteu

Question 2

Comment connecter ma tablette à mon bâtiment ?

Accepted Answer

||| Avant de connecter votre tablette, vous devez créer un accueil dans l'application web pour pouvoir l'y associer.

Connectez-vous à votre compte

Démarrez l'app tablette.
Entrez vos identifiants (ce sont les mêmes que pour l'application web).
Touchez le bouton Connexion.

Choisissez l'accueil à connecter

L'app vous présente les accueils déclarés dans votre bâtiment.

Touchez l'accueil que vous souhaitez connecter

Confirmez votre choix en touchant le bouton Connecter

|| Si une tablette est déjà connectée à cet accueil, elle est déconnectée et remplacée par la votre.

C'est prêt !

La tablette est connectée et disponible pour vos visiteurs.

Question 3

Welcome At, qu'est-ce que c'est ?

Accepted Answer

Welcome At est un système de gestion numérique des visiteurs qui change la façon dont les visiteurs sont accueillis sur les lieux de travail.

Le coeur de Welcome At

L'élément clé d'un système de gestion des visiteurs est l'enregistrement des informations des visiteurs et leurs heures d'arrivée et de départ. Lorsqu'un visiteur pénètre dans un bâtiment, Welcome At enregistre la visite.

Cette visite contient les :

nom
prénom
société du visiteur
ses heures d'arrivée et de départ
son consentement RGPD
l'hôte visité

Mais Welcome At, c'est beaucoup plus que ça !

Welcome At ne sert pas uniquement à collecter les informations des visiteurs.

|| Welcome At contribue surtout à offrir à vos visiteurs une expérience d'accueil optimale grâce aux fonctionnalités à disposition de vos collaborateurs.

Fonctionnalités clés

Pré-enregistrement

Quand vous prenez l'avion, le pré-enregistrement simplifie votre embarquement.

Quand vos visiteurs ont rendez-vous avec vous, le pré-enregistrement Welcome At simplifie leur visite !

Le pré-enregistrement Welcome At vous permet :

d'envoyer des e-mails d'invitation à vos visiteurs
d'informer votre personnel d'accueil des visiteurs attendus
d'accélérer la prise en charge de vos visiteurs le jour de leur visite

Tout ceci en une seule action !

Invitations personnalisées

Welcome At envoie automatiquement une invitation personnalisée à chacun de vos visiteurs contenant :

les informations précises du rendez-v

Question 4

Comment activer mon compte ?

Accepted Answer

Pour pouvoir vous connecter, vous devez avoir au préalable activé votre compte via le lien d'activation envoyé par email. Cet article vous présente les étapes à suivre pour activer votre compte.

Vérifiez vos emails

Une fois votre compte créé, nous vous envoyons un email contenant un lien d'activation qui va vous permettre de choisir votre mot de passe et activer votre compte. Cliquez sur le lien d'activation ou coller le dans la barre d'adresse de votre navigateur. Ce lien va vous conduire sur la page d'activation de votre compte.

Note : Si vous n'avez pas reçu l'email, regardez dans vos spams, ça peut arriver.

Choisissez votre mot de passe

Entrez votre mot de passe
Confirmez votre mot de passe
Cliquez sur le bouton "Activer mon compte"

|| Votre mot de passe doit être composé de 8 caractères minimum et doit contenir au minimum une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial (!@#$&*-_).

Vous pouvez maintenant vous connecter

Une fois votre compte activé, vous pouvez vous connecter à votre compte en saisissant vos identifiants (email et mot de passe) dans le formulaire de connexion.

Je n'arrive pas à activer mon compte, comment faire ?

Le lien d'activation a expiré

Le lien d'activation a une durée de validité, si celui-ci a expiré, demandez à votre administrateur de vous en envoyer un nouveau.

Le lien d'activation est incomplet ou incorrect

Si vous avez copié-collé le lien dans la barre d'adresse de votre navigate

Question 5

Comment programmer un rendez-vous (personnel d'accueil) ?

Accepted Answer

Cet article présente les étapes à suivre pour programmer un rendez-vous depuis l'application web.

||| Cet article s'adresse au personnel d'accueil.

Programmer un rendez-vous

Dans l'écran Rendez-vous, cliquez sur le bouton Programmer un rendez-vous.

Sélectionnez l'hôte du rendez-vous

Cliquez sur le bouton Choisissez l'hôte

Dans la zone de saisie, saisissez les premières lettres de l'hôte qui doit recevoir des visiteurs.
Une liste des résidents correspondant à votre recherche vous est proposée.

Cliquez sur l'hôte que vous recherchez.

Objet du rendez-vous, date et heure

Saisissez l'objet du rendez-vous.
Choisissez la date dans le calendrier
Choisissez l'heure de début et l'heure de fin du rendez-vous

Les visiteurs

Vous devez saisir au moins un visiteur. Seuls le prénom et le nom sont nécessaires.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/1fc4b8412e0b3e00/programmer-une-visite-7_1b7m

Question 6

Comment enregistrer les plis et colis entrants ?

Accepted Answer

Cet article vous explique comment enregistrer l'arrivée de plis et colis

Ajoutez une livraison

Dans l'écran Plis / Colis, cliquez sur le bouton Réception d'un pli ou colis.

Sélectionnez le destinataire

Cliquez sur le bouton Choisir un destinataire

Dans la zone de saisie, saisissez les premières lettres du destinataire qui reçoit la livraison.
Une liste des résidents correspondant à votre recherche vous est proposée.

Cliquez sur le destinataire que vous recherchez.

| Si vous ne trouvez pas le destinataire dans la liste, vous pouvez enregistrer la livraison à votre nom pour tracer l'arrivée du courrier ou du colis. Ensuite contactez votre administrateur pour mettre à jour la liste des résidents.

Type et nombre de plis/colis

Vous pouvez qualifier le type de livraison. Cette information est utilisée pour construire les rapports d'activités et ainsi remonter le nombre de lettres, colis, recommandés enregistrés par l'accueil. Si votre destinataire a reçu plusieurs plis ou colis, vous pouvez sélectionner le nombre d'éléme

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